Adit279 Weblog

Pendahuluan

ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem Manufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Untuk mengetahui bagaimana sistem ERP dapat membantu sistem operasi bisnis Perusahaan. Software ERP yang banyak beredar antara lain: SAP, JDE, BAAN, MFGPro, Protean, Compiere, Adempiere, dll

Modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi, modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1. Modul Operasi. General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi. General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia. Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manfaat ERP

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan  diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1. Integrasi data keuangan. Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi. Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi. Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda.

Penerapan ERP di Perusahaan

Agar aplikasi ERP sesuai dengan Bisnis Peruhaan maka perlu dilakukan upaya pemilihan yang efektif dari Designer. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan, antara lain:

1. Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yang cukup.

2. Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP.

3. Analisa Business Strategy

• Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
• Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
• Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
• Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?

4. Analisa People

• Bagaimana komitmen top management terhadap usaha untuk implementasi ERP?
• Siapa yang akan mengimplementasikan ERP dan siapa yang akan menggunakannya?
• Bagaimana komitmen dari tim implementasi?

5. Analisa Infrastruktur

• Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?
• Seberapa besar budget untuk infrastruktur?

6. Analisa Software

• Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
• Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
• Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia?

Sedangkan point-point yang bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP secara garis besar dapat disampaikan sebagai berikut :

1. ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan terhadap jalannya ERP.
2. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya.

Keberhasilan aplikasi SAP di perusahaan ini sangat dipengaruhi beberapa faktor antara lain :

1. Managemen  Commitment

Perusahaan sadar bahwa Management Commitment meruapakan modal penting bagi keberhasilan pelaksanaan program ini, Oleh karena itu Managemen dengan sungguh-sungguh terlibat dalam program ini dengan membentuk Organisasi establish yang hari demi hari melaksanakan, memonitor dan menggerakkan perubahan ini.

2. Keterlibatan Pekerja

Pelaksanaan SAP merupakan lompatan teknologi bagi Persahaan, sehingga tanpa dukungan dari Pekerja niscaya akan sulit berhasil. Untuk itu Manajemen berusaha secara sistematis melibatkan fungsi dan pekerja yang terlibat dalam bisnis untuk memahami dan mengaplikan program ini, modul financial & akuntansi

3. Sosialisasi kepada Pekerja dan Pelanggan

Kegiatan bisnis suatu perusahaan yang terdiri dari kegiatan Internal dan eksternal. Selama ini mereka telah tebiasa denga sistem manual. Pelaksanaan SAP merupakan lompatan teknologi bagi SDM pelaku usaha tersebut. Agar perubahan tersebut dapat berlangsung dengan mudah maka jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan program dilakukan sosialisasi kepada mereka. Sosialisai dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari ceramah, training aplikasi, demonstrasi ke lapangan, dll.

4. Sinkronisasi  dan integrasi antar jenis usaha

Seperti telah disampaikan dimuka bahwa jenis kegiatan perusahaan berbeda-beda. Masing-masing mempunyai karakteristik usaha berbeda, demikian pula dengan budaya kerja masing-masing. Agar bisnis dapat berjalan lancar maka perlu dilakukan sinkronisasi dan integrasi antar jenis usaha.

Kendala-Kendala Pelaksanaan

Program SAP merupakan program yang terintegrasi dan dengan teknologi relatif baru, sehingga banyak hal yang bisa menyebabkan kegagalan pelaksanaan program ERP. Hal-hal yang menyebabkan kegagalan pelaksanaan program ERP antara lain :

• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran. Dalam suatu perusahaan denga berbagai kegiatan, maka diperlukan upaya-upaya lebih banyak untuk melaksanakan program ini. Upaya-upaya tersebut akan memakan waktu lama yang mengakibatkan pembengkakan biaya. Hal ini akan berakibat realisasi biaya akan melebihi anggaran yang direncanakan.
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik. Program ini relatif rumit sehingga diperlukan managemen Pre-implementation baik , yaitu berupa Sosialisai kepada Pekerja dan Customer, Training kepada para pelaku, Pelaksanaan Pre-implementation harus dilakukan secara cermat dan terukur baik waktu maupun hasilnya.
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya. Dalam ini harus ditentukan lebih dahulu strategi bisnis agar sesuai dengan business process design dan pengembangannya
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru. Kegiatan bisnis Perusahaan terdiri dari kegiatan internal antar fungsi dan pelanggan yaitu distributor, transporter dan kontraktor. Selama ini mereka telah terbiasa dengan sistem manual. Pelaksanaan SAP merupakan lompatan teknologi bagi SDM pelaku usaha tersebut. Agar perubahan tersebut dapat berlangsung dengan mudah maka jauh-jauh hari sebelum pelaksanaan Program dilakukan sosialisasi kepada mereka.

Kesimpulan

Berdasar pembahasan tersebut maka pelaksanaan program ERP akan memberikan nilai tambah bagi Perusahaan, namun pada saat pembangunannannya harus dilakukan dengan cermat, management yang baik dari pre-implementasi sampai dengan post pelaksanaanya. Disamping itu perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut :

1. Managemen  Commitment timggi.
2. Keterlibatan Pekerja harus intensif.
3. Sosialisasi kepada Pekerja dan Pelanggan dengan baik.
4. Sinkronisasi  dan integrasi antar jenis usaha sesuai target Perusahan.

Kuliah IT Telkom